Geen overbodige luxe

STRATEGISCH BELANG
Er zijn talloze variabelen van invloed op werknemerstevredenheid en -betrokkenheid, maar we weten inmiddels dat de werkomgeving een belangrijke factor is. Daarom verdient de werkplek een plek op de strategische agenda van een bedrijf. Kan de inrichting van het kantoor – of anders gezegd, de plek waar het werk plaatsvindt – worden ingezet als strategisch middel om werknemerstevredenheid te vergroten, en daarmee de gehele bottom line positief te beïnvloeden? En wat voor veranderingen zullen daarbij de meeste impact hebben? Betrokken mede werkers zijn meestal ook tevreden met hun fysieke werkplek. Het loont dus zeker de kantooromgeving te optimaliseren.

NAAR KANTOOR
Elke werkdag reizen zo’n 2,2 miljoen Nederlanders naar hun werkplek op een kantoor. Of ze nu werken in telecom, de financiële dienstverlening, de zorg, het openbaar bestuur, de transport of techniek en of ze nu senior manager zijn of junior projectmedewerker: grofweg een derde van de Nederlandse beroepsbevolking voert zijn of haar beroep uit in een kantooromgeving. Om beter inzicht te krijgen in de dynamiek die bestaat tussen die omgeving, de aard van werkzaamheden, de inrichting van de organisatie (zowel fysiek als cultureel) en de tevredenheid en betrokkenheid van werknemers, heeft Steelcase een groot internationaal onderzoek laten uitvoeren. Ruim 12.400 werknemers van bedrijven met meer dan honderd werknemers, uit zeventien verschillende landen wereldwijd, werden ondervraagd over hun werkomgeving en in hoeverre ze zich betrokken voelden bij hun werk. In Nederland namen ruim vierhonderd respondenten deel, met een vrijwel gelijke verdeling tussen mannen en vrouwen. Wat functie betreft is de Nederlandse groep vrij divers: ongeveer een op de tien is senior manager, een derde is manager, een kwart omschrijft zichzelf als ‘medewerker’, de overige 37 procent werkt in ondersteunende functies of sales. Wat direct opvalt, is dat Nederland in internationaal perspectief relatief laag scoort op werknemerstevredenheid. Van de zeventien deelnemende landen zijn alleen in Spanje, België en Frankrijk de groepen ‘zeer betrokken en tevreden werknemers’ kleiner. Tegelijkertijd is de groep ernstig ontevreden medewerkers in Nederland ook kleiner dan in de rest van de wereld (vijf procent is ontevreden en niet betrokken, ten opzichte van gemiddeld elf procent wereldwijd). Grof gezegd is er in Nederland een grote middengroep die wel redelijk tevreden is met het werk en redelijk tevreden met de werkomgeving. Ter vergelijk: in India zegt meer dan een kwart van de werknemers zéér betrokken en tevreden te zijn.

ARCHAÏSCH
Een andere opvallende conclusie uit het onderzoek is dat Nederland wat betreft modern en flexibel werken helemaal niet zo vooruitstrevend is als wel wordt gedacht. 36 procent van de onderzochte kantooromgevingen bestaat nog uit traditionele, afgesloten kamers waar mensen individueel of in kleine groepen werken. Als er sprake is van open of semi-open kantoorvloeren, dan werken vooral de mensen met lagere functies op flexplekken – de hoger geplaatste werknemers hebben vaak toch nog een eigen kantoor. Ook qua gebruik van mobiele technologie loopt Nederland niet echt voorop. De meeste werknemers hebben nog altijd een desktopcomputer (74 procent) en een vaste telefoonaansluiting (zeventig procent). Dat betekent ook dat Nederlanders niet vaak op andere plekken dan kantoor werken: maar liefst 65 procent zegt nooit thuis of anderszins op afstand te werken, terwijl dat wereldwijd 55 procent is (in Frankrijk is het zelfs nog ongebruikelijker: bijna tachtig procent werkt nooit op afstand).

EVEN RONDWANDELEN
Over het algemeen is de Nederlandse werknemer redelijk positief over zijn werkplek en de kwaliteit van leven op de werkvloer – de respondenten geven dat laatste een cijfer van 6,8 (ten opzichte van het wereldwijde gemiddelde van een 6,6). Die tevredenheid over de werkplek werd getoetst aan de hand van vragen als: kun je je makkelijk concentreren als dat nodig is en zijn daar voldoende faciliteiten voor? Is er ruimte om informeel sociaal contact te hebben met je collega’s? Voel je je vrij om door het kantoor rond te wandelen? Kun je gemakkelijk van werkhouding wisselen? Op vrijwel alle vragen antwoorden de Nederlandse respondenten iets positiever dan het mondiale gemiddelde. Die ‘redelijke tevredenheid’ wordt weerspiegeld in de antwoorden die respondenten geven op vragen over de betrokkenheid bij en tevredenheid over hun werk – Nederlanders zijn redelijk trots op hun werkgever (71 procent), voelen zich verbonden met hun collega’s (76 procent) en ervaren in hun werk persoonlijk succes (78 procent). Op de vraag of ze de strategie en richting van hun werkgever onderschrijven, antwoordt 62 procent positief (wereldwijd 63 procent, in België vijftig procent, in Frankrijk zelfs maar 47 procent), maar op de vraag of de werknemer zich ‘thuisvoelt’ bij het bedrijf en of successen samen gedeeld worden, antwoordt de Nederlander weer onder het gemiddelde.

TE WEINIG CONTROLE
De samenhang tussen werkomgeving en intrinsieke betrokkenheid en werktevredenheid is bij vrijwel alle onderzochte werknemers wereldwijd terug te zien. De mensen die het meest betrokken zijn bij hun werk en er het meest tevreden over zijn, scoren ook het hoogst als het gaat om tevredenheid over hun fysieke werkplek en vice versa. Wat overal hoog wordt gewaardeerd, is de mogelijkheid tot aanpassen van de werkplek – (dag)licht, temperatuur, werkhouding – en de mogelijkheid de juiste werkplek te kiezen voor het soort werk dat moet worden uitgevoerd. Zijn er voldoende concentratieruimtes? Zitjes voor kort overleg? Ruimtes waar projectteams ad hoc kunnen samenwerken? En voelen de werknemers zich vrij om die werkplekken te kiezen op het moment dat de taak erom vraagt? Oftewel: is er naast de fysieke beschikbaarheid van de faciliteiten ook een vertrouwenscultuur die het gebruik van minder zichtbare werkplekken stimuleert? De correlatie tussen vertrouwen, de beschikbaarheid van faciliteiten en werknemerstevredenheid is duidelijk aanwezig. Omgekeerd ook: werknemers die aangeven ontevreden te zijn over hun werk, zijn ook vaak ontevreden over hun fysieke werkplek – ze ervaren (te) weinig controle over licht, temperatuur, akoestiek en werkhouding en er zijn geen of te weinig taakspecifieke werkplekken beschikbaar. Wie de mondiale werktevredenheidscijfers bekijkt, zal zien dat er vrijwel overal nog een wereld te winnen is op het gebied van werknemerstevredenheid. Van alle 1,3 miljard werknemers wereldwijd voelt meer dan een kwart zich niet betrokken. Die werknemers zijn zelfs actief ontevreden; ze klagen op de werkvloer of zijn op zoek naar een andere baan. Slechts dertien procent van de hele wereldwijde kantoorbevolking is heel betrokken en heel tevreden.

BETERE BASICS
Terug naar ons land. De Nederlandse ondervraagden laten qua tevredenheid en betrokkenheid geen grote uitschieters naar boven of beneden zien: er is een grote groep werknemers die vrij neutraal is over werk en werkplek. Dat heeft allicht te maken met culturele normen en de relatief hoge eisen die werknemers in ontwikkelde landen stellen aan hun werkplek en werkgever, maar tegelijk laten de cijfers ook zien dat er nog veel ruimte is om de werknemerstevredenheid via de werkomgeving te vergroten. Maar hoe? Daarvoor zijn drie strategieën mogelijk. Eén: zorg dat de basisvoorzieningen goed zijn. Zorg voor voldoende daglicht en voor weinig herrie op de werkplek, geef werknemers de vrijheid om bijvoorbeeld de kamertemperatuur te kiezen en het meubilair aan te passen. Ook op immaterieel gebied is het belangrijk dat de basics kloppen. Zorg bijvoorbeeld dat werknemers altijd toegang hebben tot de juiste up-to-date-informatie over hun werkgever en dat iedereen voldoende ruimte ervaart zijn eigen ideeën te uiten. Twee: geef werknemers de keuze én de controle over waar en hoe ze werken. Binnen een ideale werkruimte zijn plekken ingericht voor samenwerken, voor trainingen, voor socializen, voor concentratie en privacy. Drie: ontwerp ruimtes die werknemers ondersteunen op zowel fysiek, cognitief als emotioneel gebied. Werknemers moeten vrijuit kunnen bewegen en rondlopen – dat is bovendien wel zo gezond. Voor optimale cognitieve prestaties moeten de concentratieplekken ideaal ingericht zijn, zonder afleiding van buitenaf. En om werknemers op emotioneel gebied te ondersteunen, is het belangrijk dat er veel ruimte is voor wezenlijk sociaal contact – want als er iets is dat wij mensen graag willen, dan is het contact met anderen en een gedeeld doel. De ideale werkplek ondersteunt al die elementen. Een tevreden werknemer is een niet te overschatten asset.

Paul Zuidema is regional vice president global client collaboration EMEA bij Steelcase.

Deze analyse is gepubliceerd in Management Scope 04 2016.