Jeroen Overgoor: 'Onze visie op het nieuwe normaal is een coproductie'
U bent bij Eneco verantwoordelijk voor HR, facilities en communicatie. Een bijzondere, maar ook logische combinatie. Wat waren de hoofdmotivatoren om HR en facilities te combineren?
‘HR en facilities zijn al langer gecombineerd binnen ons bedrijf. Toen Eneco zo’n tien jaar geleden begon met het nieuwe werken is die combinatie gekomen, omdat we veel raakvlakken zagen tussen die afdelingen waar het gaat om beter en efficiënter samenwerken. Maar ook de visie op wat voor ons het nieuwe normaal wordt, is een coproductie van HR en facilities. In die visie gaat het over de balans tussen thuis en op kantoor werken. Zo’n visie is alleen goed op te stellen als je vanuit één plan werkt. Ik was directeur communicatie en daar is begin 2019 HR en facilities bijgekomen, met als doel de agenda’s van die drie afdelingen beter te verbinden met de agenda’s van onze businessunits. De combinatie HR, facilities en communicatie is nog niet overal gebruikelijk, maar het is best een logische: er zijn veel gemeenschappelijke, impactvolle onderwerpen waar veel samenwerking nodig is voor succes.’
Wat is de visie van Eneco op werk na corona? Hoe ziet u de nieuwe weekbalans en de functie van het kantoor?
‘In 2012 kozen we voor het nieuwe werken. Onderdeel daarvan is dat mensen de gelegenheid hebben om thuis te werken, dat blijft een van de ankerpunten. Maar de context is nu belangrijk. Hoe ontwikkelt COVID zich, en wat doet dat met wet- en regelgeving? Maar ook: waar hechten medewerkers en managers aan? Dat is misschien wel het belangrijkste. Daarnaast kijken we naar inzichten van anderen, zoals andere bedrijven, wetenschappers en consultants.
Als ik door mijn oogharen naar de toekomst kijk, gaan we naar een nieuwe balans van thuis- en kantoorwerk, en ik denk dat die gemiddeld 50/50 zal zijn. In ieder geval in Nederland en België, in Duitsland zal er denk ik iets meer thuisgewerkt worden. Er zijn natuurlijk altijd situaties waar maatwerk nodig is. We doen hier veel onderzoek naar, we hebben al zeven keer de corona engagement-monitor ingezet. We monitoren hoe de mensen in verschillende landen het werken nu ervaren, daar komen deze inzichten uit.’
Mensen met een structurerende of informerende functie kunnen dat werk prima online doen. Creërende functies zijn moeilijker op afstand in te vullen. Merkt Eneco dat ook?
‘Zeker, we hebben een potloodschets gemaakt van welke taken het beste op kantoor kunnen, en welke thuis. Maar het is ook belangrijk om te bedenken dat de mens een sociaal wezen is. Mensen zoeken zinvol werk, en die zingeving zit niet in tien uur achter elkaar online meetings wegwerken. Sociaal contact, fysieke ontmoetingen en de verbinding met de organisatie zijn extreem belangrijk. Daarom geloof ik in een goede balans tussen thuis en op kantoor werken.’
Wat wordt na corona uw kernboodschap richting het personeel over de functie van het kantoor?
‘Ten eerste zullen we medewerkers vragen hun werk zo efficiënt mogelijk in te delen, zodat kantoordagen ook echt in het teken staan van creatieve processen en samenwerken en thuiswerkdagen meer concentratiewerk bevatten. Die verdeling kun je natuurlijk niet altijd zo strikt maken, dat is het tweede punt: op basis van open communicatie, praktijkervaring en periodiek evalueren willen we samen ons toekomstige kantoorgebruik optimaliseren. Daar zullen we ook de inrichting op moeten aanpassen, die aanpassing zal, verwacht ik, deels ten koste gaan van individuele werkplekken. De afgelopen tijd is het kantoor ingericht met de nieuwste communicatietechnologieën. Dit maakt samenwerken op afstand erg eenvoudig. Daarnaast zullen we onderzoeken of we het pand moeten voorzien van extra ruimtes, zoals concentratieruimtes waar in stilte gewerkt en of gebeld kan worden. Tot slot zullen we bezien of de huidige vergaderruimtes voldoen aan de behoefte om brainstormsessies uit te voeren.’
Heeft u al een idee hoe u omgaat met spreiding, de verdeling van kantoorwerkplekken over de week?
‘Ja, sterker nog, we willen hier voortbouwen op learnings uit de periode juli tot september. Dat was de periode na de fase waarin iedereen thuiswerkte. Toen hebben we een aantal criteria opgesteld over zaken waarvoor mensen naar kantoor konden komen. Daar hebben we een reserverings-app voor ontwikkeld. Mensen konden aangeven dat ze bepaalde activiteiten op kantoor wilden doen, onder bepaalde voorwaarden. Het onderliggende principe willen we doortrekken, want het werkte goed. Heel organisch, vrijwel zonder sturing. Dit is trouwens een goed voorbeeld van wat mensen voor elkaar weten te krijgen in deze tijd. Onze manager facilities kwam met het idee voor deze app. Ik vond het een goed idee en stelde voor te kijken wat er in de markt beschikbaar was. Zij stelde voor dat we deze app intern zouden ontwikkelen. Dat zag ik eerst niet zo zitten, maar ze heeft me overtuigd, en de app werkte perfect. Als mensen zich nog afvragen wanneer het tijd is om de agenda van HR en facilities op een lijn te krijgen met de business: dat is dus nu. HR en facilities nemen het initiatief en ondersteunen de business proactief. Het is niet meer “u vraagt, wij draaien”. Nee, wij bedenken nu oplossingen om business en operatie optimaal door te laten gaan.’
Ziet u nieuwe agendapunten ontstaan voor HR?
‘Niet nieuw, wel anders. Op het gebied van wellbeing wordt mentale gezondheid belangrijker. Hoe zorg je ervoor dat mensen hun werkdag goed spreiden? Het loskomen van werk is na een dag thuiswerken moeilijker. Dan kom ik vanzelf op het tweede aspect: leiderschap. Het is nodig mensen te ondersteunen, bijvoorbeeld door afspraken te maken over werktijden. Een leider moet zich ook kwetsbaar kunnen opstellen, en na zijn of haar tiende Teams-meeting durven toegeven dat dat geen goede manier van werken is. Zaken als de reiskostenvergoeding gaan ook veranderen, extra thuiswerken zorgt voor een andere manier van compensatie.’
En welke topics worden nieuw of groter voor facilities?
‘Omdat de bezetting van kantoren meer per dag gaat verschillen, is het nodig andere afspraken te maken met partners op het gebied van catering, bijvoorbeeld in het bedrijfsrestaurant. Dat moet flexibeler ingevuld worden. En digitale skills worden belangrijker, zoals we nu ook zagen met de ontwikkeling van die reserverings-app. Veel aandacht van facilities zal gaan naar de inrichting van de gebouwen om de werkvormen waar we het eerder over hadden te ondersteunen.’
In startupcommunities is men erg actief in het ‘activeren’ van hun ruimte. Startups maken er een sport van om een weekritme van activiteiten te hebben, om het elke dag aantrekkelijk te maken om naar kantoor te gaan. Speelt dat idee bij Eneco ook?
‘Dit triggert mij, hier had ik nog niet aan gedacht. Het lijkt me niet dat dit bij ons een doel op zich zal worden, maar zoiets wil ik wel meenemen in onze beleidsontwikkeling. Wij doen regelmatig town halls, waarbij de raad van bestuur een update geeft over waar we staan. Daar komen mensen graag voor naar kantoor. Ik denk dat mensen sowieso wel weer graag naar kantoor komen om elkaar te ontmoeten. Eén van de positieve gevolgen van deze periode is dat er veel meer persoonlijke aandacht is, ook tussen leidinggevenden en medewerkers. Ik wens onszelf toe dat we dat volhouden. Die interesse in elkaar is echt nodig om met elkaar in de nieuwe balans ook gezond, veilig en met een beetje fun te blijven werken.’
In deze uitzonderlijke periode interviewen de auteurs van Management Scope bestuurders vanuit verschillende invalshoeken over hoe zij met deze crisis omgaan, en bundelen wij al deze artikelen onder de noemer #tacklecorona.