De spelregels van het executive committee

Bij sommige ondernemingen heeft het committee alleen een adviserende rol, terwijl bij andere ondernemingen soms grote strategische besluiten binnen het exco lijken te worden genomen. De meeste vennootschappen maken in hun rules of procedure of hun charter of the management board duidelijk hoe ze de taken en verantwoordelijkheden van het exco zien, maar het algemene beeld blijft diffuus. Er dienen zich daarom relevante vragen aan. Waarom wordt een executive committee ingesteld? Wat is de precieze rol en taakomschrijving van een executive committee? Wie is uiteindelijk verantwoordelijk voor de besluiten? Kunnen niet-statutaire bestuurders die deel uitmaken van het exco ook aansprakelijk worden gesteld als het misgaat? En hoe zit het met de verantwoording – wat is bijvoorbeeld de rol van de raad van commissarissen ten opzichte van het executive committee? Zouden daar niet enkele spelregels voor moeten worden opgesteld?

Enquête

De Monitoring Commissie Corporate Governance Code besteedt in haar laatste rapport over de naleving van de code (2012) aandacht aan het fenomeen executive committee, zij het slechts summier. Onder meer heeft de Monitoring Commissie de omvang van executive committees onderzocht. Een gemiddeld executive committee bestaat uit circa negen leden; zes à zeven leden zijn afkomstig uit het hoger management en twee à drie leden zijn de statutaire bestuurders (en vormen dus de raad van bestuur). Doorgaans maken alle leden van de raad van bestuur van een onderneming deel uit van het executive committee; bij slechts één onderneming is dit niet het geval. Ook bleek uit het onderzoek dat áls er een exco is ingesteld, er minder statutaire bestuurders zijn dan wanneer er geen exco is.

Maar waarom wordt zo’n executive committee ingesteld en wat dóét deze nu precies? Daarover lopen, zoals gezegd, de opvattingen uiteen. In een enquête die onderzoekers in opdracht van de Monitoring Commissie hebben opgesteld, omschrijft een company secretary van een betrokken onderneming het als volgt: ‘Het executive committee heeft een adviserende functie, met als doel de door de raad van bestuur genomen besluiten in de organisatie te implementeren.’ Een andere secretary: ‘Het executive committee is meer een intern overlegplatform dan een orgaan dat daadwerkelijk besluiten neemt.’

Een exco lijkt dus vooral te worden ingesteld door de leiding van de onderneming om het beleid ondersteund én uitgevoerd te krijgen. Via het exco kunnen bestuurders draagvlak krijgen bij het hoger management en kunnen zij de gekozen strategie direct implementeren. Een belangrijke notie is dat juridisch gezien de bestuursbevoegdheid uitsluitend bij de statutaire bestuurders ligt. De leden van het exco die niet de statutaire bestuurders zijn, functioneren dus juridisch gezien onder de verantwoordelijkheid van de statutaire bestuurders.

Dynamiek

Daarom is het opvallend dat bij veel ondernemingen de taakomschrijving van de raad van bestuur en het executive committee lijkt te overlappen. In diverse reglementen die voor exco’s bij de relevante ondernemingen gelden, zie je onder meer terugkomen dat het exco verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen, de strategie, de resultaten en het maatschappelijk verantwoord ondernemen. Dat zijn volgens ons governance-systeem ook precies de taken die binnen het domein van de raad van bestuur vallen. Niet-statutaire bestuurders opereren in die omschrijving in hetzelfde domein als de statutaire bestuurders, maar zitten – vanwege hun niet-statutaire status – niet in dezelfde verantwoordingslijn.

Een goed exco-reglement zou daarom zo ingericht moeten zijn, dat alleen de statutaire bestuurders uiteindelijk de besluiten nemen, dat hun steun voor besluiten die tot de bestuurstaak behoren altijd nodig is en dat ze nooit overruled kunnen worden door niet-statutaire bestuurders. Want in dat geval zou het ondernemingsbestuur buiten de statutaire bestuurders om vorm krijgen, en dat kan niet.

Veel vennootschappen benadrukken om die reden dat het executive committee geen besluitvormend orgaan is; uiteindelijk worden de besluiten genomen door de statutaire bestuurders. Maar de vraag is of statutaire bestuurders ook nog buiten de vergaderingen van het exco (al dan niet voorbesproken) besluiten nemen. Er zijn geen duidelijke regels voor de mate waarin het bestuur zich in de uitvoering van zijn taak kan laten bijstaan door exco-leden. In veel gevallen zullen de besluiten van het bestuur wel degelijk binnen de vergadering van het executive committee worden genomen, en het is een interessante vraag in hoeverre de dynamiek en bestuurlijke verhoudingen binnen zo’n vergadering van invloed zijn op de besluitvorming. Ook daarom zou een duidelijke leidraad op zijn plaats zijn – bijvoorbeeld dat een besluit altijd volledig gesteund moet worden door de statutaire bestuurders. Zoiets is nergens vastgelegd.

Samenstelling executive committee

Net zomin als er een vaste taakomschrijving van het exco is, zijn er geen richtlijnen voor de samenstelling daarvan. Als de rol van de niet-statutaire bestuurders zuiver ondersteunend en adviserend is, zou het logisch zijn als de ceo het committee samenstelt – al dan niet onder goedkeuring van de raad van commissarissen. Maar als het exco wordt opgetuigd als een orgaan dat de facto de onderneming bestuurt – waarin de statutaire bestuurders optreden als primi inter pares – dan valt te verwachten dat de raad van commissarissen zich actiever bemoeit met benoemingen. Dan krijgt zo’n exco ook veel meer gewicht. Maar ook hier ontbreken duidelijke handvatten.

In dit verband rijst de vraag hoe het dan zit met toezicht en verantwoording. Ons vennootschapsrecht is duidelijk over de bevoegdheidsverdeling binnen een vennootschap. Kort gezegd is de raad van bestuur belast met besturen, houdt de raad van commissarissen toezicht en staat het bestuur terzijde en heeft de algemene vergadering van aandeelhouders de restbevoegdheid.

Aan wie legt het executive committee verantwoording af?

Volgens ons governance-systeem legt het bestuur verantwoording af aan de raad van commissarissen en de aandeelhouders. Maar in die verantwoordingslijn is geen plaats ingeruimd voor het executive committee. Uit een enquête die de Monitoring Commissie Corporate Governance Code liet uitvoeren onder commissarissen van Nederlandse vennootschappen, blijkt dat commissarissen bijna nooit bij vergaderingen van het exco zitten. Andersom schuiven exco-leden wel regelmatig aan bij vergaderingen van de raad van commissarissen over specifieke onderwerpen.

De informatievoorziening over wat er in het executive committee wordt besproken, verloopt doorgaans via de ceo. Die doet mondeling verslag bij de raad van commissarissen – de notulen van het executive committee gaan nooit naar de raad van commissarissen. De afstand tussen het exco en de raad van commissarissen is dus behoorlijk groot. Het is de vraag of dat wenselijk is in het kader van transparante governance. Het is dan ook niet verwonderlijk dat sommige commissarissen vraagtekens hebben bij de governance-structuur rond een executive committee. Een geïnterviewde commissaris zegt (anoniem) in de eerdergenoemde enquête: ‘Ik ben eigenlijk helemaal niet zo gelukkig met die exco’s, omdat het echt goed gemanaged moet worden, wil het werken. Bij (….) is de zaak nogal veranderd en die heeft dus een mengvorm van statutaire directeuren en executive boardmembers, die geen statutaire verantwoordelijkheid hebben. Die zitten bij vergaderingen en dat vind ik een erg groot risico. Ik vraag me wel eens af wat al die mensen hier doen. Ik heb er moeite mee, omdat je toch twee verschillende burgers aan tafel hebt, de statutaire en niet-statutaire. In mijn ogen moet je dat formeel zuiver houden. Die mensen voelen dat er een verschil is en dat is bepalend voor hun gedrag.’

Een andere commissaris: ‘De niet-statutaire bestuurders zitten ook bij de strategiediscussie. Toch zie je in het vergaderspel, als ik het zo mag noemen, dat als we de strategie bediscussiëren dan eerst één van de statutaire bestuurders een kapstokinleiding geeft , met speerpunten. Vervolgens komen er dan wat andere mensen andere informatie presenteren. Je ziet wel gelaagdheid – laat ik het zo maar zeggen – in de inbreng, de rol en de verantwoordelijkheid in zo’n vergadering.’

Aansprakelijkheid executive committee

Een laatste interessant punt is de vraag naar aansprakelijkheid. Dat een niet-statutair lid van het exco juridisch gezien geen statutaire verantwoordelijkheid heeft, wil niet zeggen dat hij nooit aansprakelijk kan worden gehouden. Dat blijkt uit de zaak die gedupeerde beleggers aanspanden tegen leden van het executive committee van Fortis. Daarbij werd – naast de ceo – ook het niet-statutaire executive commitee lid Gilbert Mittler begin 2012 door de rechtbank Utrecht veroordeeld tot een schadevergoeding wegens het misleiden van beleggers. Besturen is een collectieve aangelegenheid en de statutaire bestuurders zijn hoofdelijk aansprakelijk. Bij executive committees rijst de vraag of deze collectieve taak niet teveel bij het exco wordt gelegd.

Samenvattend is het wenselijk als er enkele spelregels worden geformuleerd voor de inrichting van executive committees. Daarbij kan expliciet gemaakt worden wat de taken en verantwoordelijkheden van het exco zijn. Het exco zou niet belast moeten zijn met het nemen van bestuursbesluiten, maar met de voorbereiding en uitvoering daarvan. Het is goed om helder te formuleren hoe de besluitvorming van een raad van bestuur in de context van een executive committee tot stand komt, bijvoorbeeld dat alle statutaire bestuurders achter een besluit moeten staan. Tenslotte zouden ook ankerpunten voor de betrokkenheid van de raad van commissarissen bij het exco op hun plek zijn. Eén van de sterke eigenschappen van de Nederlandse corporate governance code is dat deze niet star is, maar juist flexibiliteit biedt (comply or explain). Ik ben er ook zeker geen voorstander van om alles met betrekking tot exco’s in detail te regelen. Maar in het geval van het executive committee ligt maar weinig vast, terwijl de belangen groot zijn, zodat het wenselijk is om duidelijke afspraken over taken en verantwoordelijkheden te hebben. De code is daar een geschikte plaats voor.

Charles Honée is partner en advocaat bij advocatenkantoor Allen & Overy. Deze analyse over het executive committee, kortweg exco, is gepubliceerd in Management Scope 04 2013.

Lees ook:
> De ontwikkeling van corporate governance